ทำความรู้จัก “สมุดรายวันทั่วไป”

สมุดรายวันทั่วไป คืออะไร 

เรื่องการทำบัญชีเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นต่อการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) หรือองค์กรขนาดใหญ่ก็จำเป็นต้องทำบัญชีกันทั้งสิ้น 

ไม่ใช่เพียงเพราะกฎหมายไทยกำหนดให้ผู้ประกอบการทุกภาคธุรกิจต้องทำบัญชีเท่านั้น จึงควรมีการทำบัญชีเกิดขึ้น แต่การทำบัญชี จะช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นภาพรวมของธุรกิจตัวเองได้อย่างถูกต้องชัดเจน รับรู้ถึงความเคลื่อนไหว รายรับ-รายจ่าย รวมถึงสถานะทางการเงินปัจจุบันแบบทันท่วงที ซึ่งจะช่วยให้ สามารถจัดการงบต่างๆได้ดียิ่งขึ้นครับ ซึ่งสมุดรายวันทั่วไป คือรายการบันทึกบัญชี ที่เป็นส่วนประกอบที่สำคัญของการทำบัญชีเป็นอย่างมาก  แต่ก่อนจะลงรายละเอียดว่าสมุดรายวันทั่วไปคืออะไร ผมขออธิบายเรื่องการทำบัญชีเบื้องต้นสักเล็กน้อยครับ 

การจัดทำบัญชีแบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่ๆ คือ สมุดบัญชีขั้นต้น (Book of Original Entry) และสมุดบัญชีขั้นปลาย หรือสมุดบันทึกบัญชีแยกประเภท (Ledger)

1. สมุดบัญชีขั้นต้น (Book of Original Entry) เป็นสมุดบันทึกรายการบัญชีเบื้องต้น ประกอบด้วย สมุดรายวันเฉพาะ ซึ่งเป็นการบันทึกรายการซื้อ-ขาย รายการรับ-จ่าย ที่มีรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ และสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งสมุดรายวันทั่วไป คือรายการบันทึกบัญชีรายการอื่นๆ ที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะได้นั่นเองครับ 

2. สมุดบัญชีขั้นปลาย หรือสมุดบันทึกบัญชีแยกประเภท (Ledger) เป็นสมุดบันทึกรายการบัญชีต่างๆ แบบแยกประเภทที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีขั้นต้น ประกอบด้วย สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งเป็นบัญชีมีการกำหนดไว้ในผังบัญชี หรือเรียกอีกอย่างว่า ‘บัญชีคุมยอด’ ถือเป็นบัญชีประเภทหนึ่งที่กิจการต้องทำ และสมุดบัญชีแยกตามประเภทย่อย ที่แสดงรายการบัญชีอย่างละเอียดครับ

รายละเอียดเกี่ยวกับสมุดรายวันทั่วไป 

รายการอื่นๆ ที่เราบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป คืออะไรบ้าง? สมุดนี้ใช้บันทึกรายการอื่นๆ ที่ไม่มีในสมุดรายวันเฉพาะ หรือบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับรายการซื้อขาย ตัวอย่างเช่น รายการเจ้าหนี้การค้า รายการเปิดบัญชี-ปิดบัญชี บันทึกบัญชีรายได้ รายการปรับปรุง ณ วันสิ้นสุดงวดบัญชี เป็นต้น

ตัวอย่างสมุดรายวันทั่วไป

ข้อดีของการจัดทำสมุดรายวันทั่วไป

การทำสมุดรายวันทั่วไปไม่เพียงแต่ช่วยบันทึกรายการบัญชีเท่านั้นนะครับ แต่สมุดรายวันทั่วไปคือบัญชีที่สามารถช่วยผู้ประกอบการบันทึกรายการค้าที่มีการแยกเดบิต เครดิต พร้อมอธิบายรายการที่เกิดขึ้นแบบสังเขปด้วย เมื่อช่วยบันทึก และแยกรายการออกมาจากสมุดรายวันเฉพาะได้อย่างชัดเจนอย่างนี้ จึงมีประโยชน์ต่อการทำบัญชีเป็นอย่างมาก โดยสามารถแบ่งออกมาได้เป็น 3 ข้อหลักดังนี้

1. ลดความผิดพลาดในการบันทึกรายการบัญชี 

การมีสมุดรายวันทั่วไปทำให้เราไม่พลาดการบันทึกรายการเบ็ดเตล็ดต่างๆ ที่เรามักจะหลงลืมว่าค่าใช้จ่ายนั้นล้วนเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนทางธุรกิจ และส่งผลต่อตัวเลขรายได้จำนวนสุดท้ายทั้งสิ้น ตัวอย่างเช่น การนำเงินสดเข้ามาลงทุน 500,000 บาท, การเอาคอมพิวเตอร์มูลค่า 35,000 บาท มาช่วยดำเนินธุรกิจที่ออฟฟิศ, ค่าน้ำ ค่าไฟของออฟฟิศ เป็นต้น หากรายการเหล่านี้ไม่ได้ถูกบันทึก เจ้าของกิจการก็จะไม่สามารถหาสาเหตุได้ว่า ทำไมหนี้ถึงเพิ่มหรือลดตามจำนวนนี้ หรือทำไมต้นทุนปัจจุบันจึงเหลือเท่านี้

2. เพิ่มความแม่นยำในการบันทึกบัญชีแยกประเภท

สมุดรายวันทั่วไปคือตัวช่วยที่จะทำให้ข้อมูลในบัญชีแยกประเภทมีความถูกต้องที่สุด มูลค่าแต่ละรายการมีความชัดเจน

3. สามารถใช้ในการตรวจสอบรายการค้า หรือรายการอื่นๆ ย้อนหลังได้

สมุดรายวันทั่วไป นอกจากจะบันทึกรายการ และมูลค่าแล้ว ยังบันทึกวันที่ทำรายการ เราจึงสามารถย้อนดูบันทึกของช่วงเวลาต่างๆได้ โดยเรียงตามวันที่ก่อน-หลังอย่างเป็นระบบ

วิธีดูสมุดบัญชีรายวันทั่วไปในโปรแกรม PEAK

1. เลือกไปที่เมนูบัญชี 

2. คลิกที่ “บัญชีรายวัน”

3. เลือก “รายวันทั่วไป”

4. ดูรายการต่างๆของสมุดรายวันทั่วไป หรือคลิกที่ “Export สมุดรายวัน” เพื่อดาวน์โหลดรายการบันทึกเป็นไฟล์ Excel